Del primer inicio a la operación diaria.

VISIÓN GENERAL

ERP FLEX trabaja como un sistema integrado

Los módulos no son compartimentos aislados. Una operación puede comenzar en un área y generar consecuencias controladas en otras. Por ejemplo, una compra puede actualizar proveedor, stock, depósito, deuda, tesorería y contabilidad; una venta puede afectar stock, cliente, caja, tesorería, contabilidad y, cuando corresponda, el circuito fiscal.

Regla de uso: cargar primero la configuración estructural —empresa, negocio, finanzas, regional, operaciones y usuarios— y luego comenzar con las operaciones reales.

CENTRO DE CONTROL

Dashboard

Resume el estado operativo del negocio: ventas, ganancia bruta, posición financiera, abastecimiento, vencimientos, prioridades, productos destacados y actividad reciente. Su objetivo es convertir los datos de los módulos en información útil para decidir.

MAESTRO DE MERCADERÍA

Productos

Centraliza códigos, descripción, categorías, costos, márgenes, precios, IVA, stock y reglas logísticas. Puede trabajar con artículos sin lote, con lote o con lote y vencimiento. Para vencimientos se prioriza FEFO; cuando corresponde, la rotación sin vencimiento utiliza FIFO.

LOGÍSTICA INTERNA

Depósito, ubicaciones y reposición

¿Qué aporta? Separa el stock almacenado del stock disponible para vender y organiza físicamente la mercadería. Permite conocer qué producto existe, cuánto hay, dónde está y qué unidades deben salir primero.

Cómo se utiliza: al activar Depósito, las compras pueden ingresar al depósito principal. Desde allí se asignan ubicaciones y se generan reposiciones hacia salón, góndola u otras ubicaciones de venta. Los productos con vencimiento se rotan por FEFO (sale primero lo que vence primero); los lotes sin vencimiento y los productos sin lote siguen FIFO según su ingreso. El repositor ejecuta el traslado indicado y el sistema conserva el movimiento para trazabilidad.

Resultado operativo: Ventas y Preventa trabajan únicamente con mercadería realmente disponible en las ubicaciones habilitadas para venta, mientras el stock de reserva permanece controlado en Depósito. Esto evita vender unidades que todavía no fueron repuestas y permite detectar faltantes, vencimientos y necesidades de reposición.

RELACIÓN COMERCIAL

Clientes

¿Qué aporta? Es la ficha única de cada cliente y concentra su identificación, contacto, condición comercial, crédito, deuda e historial. Evita volver a cargar la misma información en cada operación.

Cómo se utiliza: se crea el cliente con sus datos básicos y, cuando corresponde, límites o condiciones de crédito. Luego puede seleccionarse desde Ventas y Preventa, asociarse a presupuestos, cobranzas, vehículos y órdenes de Service. La consulta del cliente permite reconstruir su relación comercial con la empresa.

Resultado operativo: una venta a crédito genera el saldo correspondiente; una cobranza reduce esa deuda; los vehículos y services permanecen vinculados al mismo titular; y las operaciones económicas alimentan los registros contables que correspondan. Para operaciones anónimas puede utilizarse Consumidor Final cuando la configuración lo permita.

ABASTECIMIENTO

Proveedores

¿Qué aporta? Centraliza la información de quienes abastecen al negocio y permite saber qué se compró, a quién, bajo qué condición y qué importes quedan pendientes de pago.

Cómo se utiliza: primero se registra el proveedor con sus datos comerciales. Al realizar una compra se selecciona esa ficha y se cargan productos, cantidades, costos y forma de pago. Si la operación queda a crédito, la obligación permanece asociada al proveedor; cuando se registra el pago, Tesorería refleja la cancelación correspondiente.

Resultado operativo: la compra puede aumentar stock o ingresar mercadería a Depósito, actualizar costos y generar la obligación económica. De esta forma, abastecimiento, inventario, pagos y contabilidad conservan el mismo origen documental. En las demostraciones del manual se emplean proveedores ficticios y coherentes con las operaciones de ejemplo.

CIRCUITO COMERCIAL

Ventas y Preventa

Ventas registra artículos, servicios, cliente, descuentos y medios de pago. Preventa permite preparar y reservar una operación antes de enviarla a caja. El control de disponibilidad evita comprometer dos veces la misma mercadería.

INGRESO DE MERCADERÍA

Compras

Registra proveedor, artículos, cantidades, costos y modalidad de pago. Al confirmar una compra, el sistema debe reflejar la entrada de mercadería y la obligación económica correspondiente. Con Depósito activo, el ingreso puede dirigirse al depósito para su posterior reposición.

DINERO Y CONTROL

Caja y Tesorería

Caja controla la operación de cada puesto: apertura, cobros y cierre. Tesorería mantiene la visión central de fondos, cuentas financieras, cobros y pagos. Esta separación permite controlar qué ocurrió en una caja sin confundirlo con el saldo financiero global.

TRAZABILIDAD DE SERVICIOS

Vehículos y Services

Vehículos mantiene la ficha asociada al cliente. Services registra órdenes de trabajo, estados, tareas, repuestos y mano de obra. Para un taller, por ejemplo, un vehículo ficticio puede pertenecer a Taller Norte y sus repuestos provenir del mismo catálogo de Productos utilizado por Ventas.

INFORMACIÓN PARA DECIDIR

Reportes y diagnóstico operativo

Concentra indicadores y consultas obtenidos de la actividad registrada. Los reportes permiten analizar ventas, rentabilidad, stock, vencimientos y otras variables sin alterar las operaciones de origen.

SEGURIDAD OPERATIVA

Usuarios, roles y permisos

Cada persona debe operar con su propio usuario. Los roles y permisos determinan qué módulos y acciones puede utilizar. Esto mejora la trazabilidad y evita que una operación sensible quede atribuida genéricamente a una terminal.

RECURSOS HUMANOS

Personal y organización

La ficha de Personal concentra los datos laborales del empleado, puesto, sector, supervisor, contratación, horario y estado. En este manual el administrador demostrativo es Pedro Meridio; los datos publicados son ficticios.

Horarios y cambios estacionales

Permite crear jornadas, turnos, pausas y objetivos horarios, asignarlos a empleados y preparar cambios masivos o estacionales con vigencia determinada.

CONTABILIDAD GLOBAL

Plan de cuentas

Organiza las cuentas contables por activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Sirve de estructura para registrar de manera consistente los hechos económicos generados por los módulos operativos.

Libro diario

Presenta los asientos con fecha, número, concepto, estado, Debe y Haber. Un asiento confirmado debe conservar equilibrio contable y trazabilidad hacia la operación que lo originó.

Propuestas contables

Las propuestas permiten revisar eventos generados por ventas, compras u otros circuitos antes de su tratamiento contable cuando corresponda.

ARGENTINA · ARCA

Preparación fiscal

El asistente fiscal verifica requisitos antes de habilitar la emisión electrónica: razón social, identificación fiscal, condición frente al IVA, domicilio, punto de venta, certificado, clave privada y servicio de facturación. La activación comercial del ERP y la configuración fiscal son procesos independientes.

CONFIGURACIÓN

Empresa

Define identidad comercial, razón social, identificación fiscal, contacto, domicilio, web y logo. Estos datos pueden reutilizarse en documentos y otras áreas del ERP.

Negocio

El perfil de negocio propone una configuración inicial según el rubro —por ejemplo kiosco, supermercado, lubricentro, repuestos, farmacia, peluquería o veterinaria— y luego puede ajustarse manualmente.

Finanzas

Administra cuentas financieras y medios de cobro. Cada medio puede vincularse con una cuenta destino para mantener coherencia entre la venta y el movimiento financiero.

Regional

Controla idioma, moneda, IVA predeterminado, formatos de fecha y hora, separadores numéricos, inicio de semana, unidades y tamaño de papel.

Operaciones

Activa únicamente las capacidades que necesita el negocio: lotes, vencimientos, servicios, vehículos, crédito, preventa, caja, tesorería, depósito, reposición, multi-depósito y funciones fiscales.

Impresión y comunicaciones

Configura impresoras por terminal, PDF, tickets, remitos, vista previa y plantillas de comunicación. Cada computadora puede conservar sus propias impresoras y preferencias.

RED LOCAL

Multi-PC

ERP FLEX utiliza un único servidor activo como fuente de verdad y las demás PCs funcionan como terminales. La pantalla permite elegir modo de trabajo, buscar y probar el servidor, administrar puertos, backups de recuperación y realizar un cambio controlado de servidor.

SISTEMA

Licencia, bitácora, diagnóstico y mantenimiento

La pestaña Sistema reúne el estado de licencia de la PC, comprobación online, bitácora general, diagnóstico, backups, preparación inicial, laboratorio de diagnóstico, mantenimiento automático y acceso a la aplicación móvil cuando corresponda.

La licencia autoriza el uso del programa en el equipo correspondiente según las condiciones comerciales contratadas. Los identificadores mostrados en esta captura son demostrativos.

BUENAS PRÁCTICAS

Secuencia recomendada para una instalación nueva

1. Completar Empresa y Regional.
2. Elegir el perfil de Negocio y revisar Operaciones.
3. Configurar cuentas financieras y medios de cobro.
4. Crear usuarios, roles, personal y permisos.
5. Cargar proveedores, productos y clientes.
6. Configurar Depósito si será utilizado.
7. Realizar operaciones de prueba controladas.
8. Verificar Caja, Tesorería y Contabilidad.
9. Configurar Fiscal sólo cuando corresponda y validar con el profesional responsable.
10. Crear y verificar un backup antes de iniciar la operación habitual.